¿Cómo asegurar la validez fiscal de tus facturas electrónicas?

Un software de facturación ayuda a validar los CFDI de forma masiva y en poco tiempo.

Las facturas electrónicas (CFDI) son documentos digitales que sustituyen a las facturas que anteriormente se hacían en papel. Son emitidas por los contribuyentes, personas físicas o morales, para amparar sus operaciones comerciales, como es la compraventa de bienes y servicios, así como las erogaciones realizadas por los mismos.

Como parte de este proceso, una de las obligaciones de los contribuyentes es validar los comprobantes fiscales recibidos y emitidos. Pero, ¿cómo se hace este procedimiento? En este artículo te lo explicamos y te hablamos también de la importancia de un sistema de facturación electrónica en esta tarea. 

¿Qué es la validación de una factura?

La validación de facturas electrónicas es el proceso mediante el cual se verifica que un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) se encuentra registrado en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y, por otro lado, que cumpla con los datos establecidos en los reglamentos fiscales vigentes.

Para esto, es importante aclarar que cuando se emite una factura se generan dos tipos de archivo: uno en formato XML, que es el único válido para las autoridades fiscales, y otra versión en PDF donde se pueden leer, de forma sencilla, los datos del comprobante.

Para que una factura electrónica sea válida fiscalmente, además de estar sellada y timbrada, debe contener los datos establecidos en la reglamentación vigente. Para la versión 4.0 de la factura electrónica, los requisitos de información son:

• • Folio fiscal asignado por el SAT.
  • Incluir los datos del emisor y del receptor del comprobante (RFC, Código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal).
  • Especificar la fecha y la hora de emisión.
  • Detallar la descripción de los bienes o servicios adquiridos.
  • Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes.
  • Indicar el valor de la operación.
  • El desglose de impuestos.

• Método de pago.

• Incluir el sello digital del emisor y del receptor.
• Fecha y hora de certificación.
• Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

¿Cómo validar las facturas electrónicas emitidas?

Los contribuyentes que emiten facturas electrónicas, además de verificar que cumplan con los datos solicitados, deben cotejar su validez fiscal, es decir, que se encuentren timbradas por el SAT, para poder deducirlas de sus gastos. Para ello, pueden utilizar las siguientes herramientas:

Portal del SAT

El portal del SAT permite validar las facturas electrónicas recibidas o emitidas por cualquier contribuyente y no es necesario autenticarse. Para ello, se tiene que realizar lo siguiente:

1. Capturar el folio fiscal del comprobante, el RFC de quién generó la factura, RFC de quién la recibió; también se tienen que ingresar los dígitos de la imagen “captcha” y dar clic en el botón “Verificar CFDI”.
2. Esperar el resultado: cuando es positivo, ofrece la opción de imprimirlo, pero en caso de no ser encontrado, podrá leerse un mensaje: “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.

Software de facturación

Además de generar los comprobantes fiscales, una de las funciones de un sistema de facturación electrónica es la validación de los CFDI recibidos, ya que están conectadas con el sistema del SAT, por lo que es posible verificar el folio de la factura emitida de manera automática, incluso de forma masiva.

Por ejemplo, en el caso de Aspel Facture los pasos a seguir son:

• Agregar archivos XML al depósito.
• Ingresa por la siguiente ruta: Menú – Cuentas y pólizas y seleccionar el ícono.
• Estando en la ventana de Validador de CFDI y documentos asociados, dar clic en el ícono, localizar y seleccionar los CFDI.
• Realizar la validación de CFDI.

Ventajas de un software de facturación para validar tus CFDI

Las herramientas tecnológicas para validar facturas electrónicas ofrecen diversas ventajas, entre las que se encuentran las siguientes:

• Rapidez y eficiencia: Permiten validar las facturas electrónicas de forma rápida y eficiente, lo que ahorra tiempo y recursos a los contribuyentes.
• Precisión: Las herramientas tecnológicas utilizan algoritmos para verificar los requisitos de las facturas electrónicas de forma precisa, lo que reduce el riesgo de errores.
• Facilidad de uso: Las herramientas tecnológicas suelen ser fáciles de usar, incluso para los contribuyentes que no tienen conocimientos técnicos.

¿Qué hacer si una factura aparece como no registrada?

El propio SAT recomienda que, si la factura electrónica tiene menos de 72 horas de haber sido emitida, el contribuyente debe intentar verificarla nuevamente más tarde. En caso de que aparezca el mismo mensaje, se debe ingresar a través de su plataforma una solicitud por la no emisión de factura.

Otros tipos de facturas falsas

Existen otros CFDI que las autoridades fiscales señalan como falsos: son los emitidos por Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS) o empresas que Deducen Operaciones Simuladas (EDOS). En estos casos, los comprobantes tienen la estructura indicada, los datos y están timbrados, pero la operación que amparan nunca existió.

Sin embargo, el SAT cuenta con una “lista negra” de los contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes. Para descartar que se tiene relación comercial con alguna empresa de este tipo, algunos programas de contabilidad electrónica permiten hacer la validación de los datos fiscales de terceros, con el fin de evitar problemas.

Recomendaciones para asegurar la validez fiscal de tus CFDI

Para asegurar la validez fiscal de tus facturas electrónicas, te recomendamos seguir las siguientes recomendaciones:

• Contratar el servicio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) del SAT, para el timbrado automático de tus facturas, que garantice la validez de tus comprobantes.
• Utilizar herramientas tecnológicas para validar las facturas electrónicas recibidas y emitidas, de forma automática.
• Tener un registro de los datos de tus clientes para agilizar la emisión de comprobantes y evitar errores en la información capturada.
• Validación del RFC de tus clientes, para verificar que coincidan con los registros del SAT y así cumplir con los nuevos requisitos.

Conclusión

Las soluciones tecnológicas especializadas están especialmente diseñadas para contribuir a la agilización de procesos de facturación, incluida la validación de los comprobantes fiscales emitidos y recibidos. Confiamos en que, siguiendo estas recomendaciones, podrás asegurarte de que tus facturas electrónicas sean válidas fiscalmente, lo que te permitirá cumplir con tus obligaciones tributarias y evitar posibles sanciones.